Summits und Online-Konferenzen mit HeySummit

Wie man eine Online-Konferenz oder einen Online-Summit mit HeySummit durchführt: basierend auf meiner Erfahrung mit dem Tool. Ich habe damit zwei sehr verschiedene Events realisiert und bin ziemlich begeistert, auch wenn es natürlich an der ein oder anderen Stelle noch hakt. Für welche Art von Online-Veranstaltung man die Software verwenden kann und für wen ich HeySummit (nicht) empfehle, beschreibe ich in diesem Artikel. 

Was ist ein Online-Summit? 

Ein Online-Summit ist eine digitale konferenzähnliche Veranstaltung. 

Wie bei einer echten Konferenz kann man verschiedene Formate bedienen (Keynote, Vortrag, Diskussionsrunde, Workshop, Rahmenprogramm …) und die Veranstaltung an einem Tag oder über mehrere Tage stattfinden lassen. Es gibt verschiedene Speakerinnen und Speaker, die jeweils ihren Teil der Veranstaltung (hier Session genannt) durchführen, sprich den Vortrag halten oder den Workshop moderieren. 

Anstelle von physischen Räumen und Konferenzsälen benutzt man digitale Meetingräume oder Webinarsoftware. (HeySummit bietet Integrationen zu verschiedenen Webinaranbietern, ich habe aber nur mit Zoom gearbeitet.) 

Teilnehmerinnen und Teilnehmer eines Online-Summits können sich entscheiden, welche Sessions sie interessant finden und sich für die entsprechenden Live-Termine eintragen. Meistens werden Termine auch aufgezeichnet, so dass man sich bei Terminüberschneidungen nicht endgültig zwischen zwei interessanten Themen entscheiden muss.  

Es gibt auch Summits, bei denen die Sessions nicht live stattfinden, sondern vorher aufgezeichnet und mit einer Videoplattform (z.B. YouTube) eingebettet werden. In diesem Fall schaltet der Startzeitpunkt der Session dann das Video zur Ansicht frei. 

Ziele und Geschäftsmodelle bei Online-Summits

Aktuell dienen Online-Summits natürlich als Ersatz für Präsenzveranstaltungen. Im Marketing- oder Unternehmenskontext gibt es aber verschiedene Einsatzmöglichkeiten: 

Free Summit 

Kostenlose Summits können aus einem nichtkommerziellen Hintergrund (z.B. unser Hilfs-Summit zu Beginn der Pandemie) oder als Community- oder Netzwerkevent entstehen. 

Darüber hinaus gibt es zahlreiche Summits, die als Werbung für das eigene Produkt dienen oder Angebote der Speaker*innen promoten. Ein Beispiel ist die kostenlose Uppercase-Konferenz, die 2018 zum ersten Mal zu Themen rund um Content- und Social-Media-Marketing stattfand und vom Team der Software Missinglettr organisiert wurde. Der Clou: Hier kam die Software HeySummit vom gleichen Entwicklerteam zum ersten Mal “inkognito” zum Einsatz und wurde anscheinend offiziell vorgestellt und angeboten. 

Die bekannte Adobe-Max-Konferenz fand dieses Jahr zum ersten Mal online und kostenlos statt. Sie ist zweifellos ein Marketingtool für die Adobe-Softwarepakete und positioniert Adobe auch inhaltlich als Platzhirsch am Markt für Mediensoftware. Auch die Social-Media-Scheduling-Software Later bietet jährlich eine kostenlose Konferenz (LaterCon) an. Zum Teil wird diese Art von Summit von anderen Unternehmen und Werbepartnern gesponsort und vertreten so ein werbefinanziertes Geschäftsmodell. 

Paid Summit 

Tickets für Summits können genauso verkauft werden wie auch für Workshops oder andere digitale Weiterbildungs- und Netzwerkveranstaltungen. Es gibt Modelle, bei denen das Ticket eine Art Flatrate für die komplette Veranstaltung darstellt; oder die Möglichkeit, Einzel- oder Tagestickets zu kaufen. Ich selber habe 2019 eine Summer School nach diesem Modell ausgerichtet. Man konnte entweder ein Ticket für die komplette School oder für einzelne Sessions kaufen. 

Hybrid 

Sehr verbreitet ist ein Hybridmodell. Dabei ist die komplette oder ein Teil der Online-Konferenz für eine gewisse Zeit (z.B. 24h nach Start der Session) kostenlos besuchbar. Die Aufzeichnungen und oft auch Zusatzinhalte werden dann als Bundle verkauft. Dieses Modell sehe ich persönlich kritisch, weil hier oft mit der Fear of Missing Out (FOMO) gespielt wird. Wer sich nicht mehrere Tage frei nehmen kann, um alle Sessions live oder mit kurzer Verzögerung anzugucken, wird hier quasi dazu gedrängt, sich das Aufzeichnungspaket zu kaufen, um all die tollen mehrwertigen Inhalte nicht zu passen. Ob man sie anschließend wirklich alle anschaut und nutzt, ist fraglich. 

Fazit: Kostenlose Summits sind vor allem eine Marketingmaßnahme; kostenpflichtige ein Produkt. Hybride Konferenzen versuchen, beides zu sein…

Technisch gibt es verschiedene Lösungen, um eine Online-Konferenz auf die Beine zu stellen. Ich habe jetzt bereits zwei verschiedene Events mit HeySummit organisiert und möchte hier die Vor- und Nachteile der Software ansprechen: 

Was kann HeySummit? 

Wichtig zu sagen ist, dass HeySummit KEINE Komplettlösung ist. Man benötigt zusätzlich ein Webinartool (z.B. Zoom), eventuell eine Website und – wenn gewünscht – ein Community-Tool (z.B. Slack oder Facebook-Gruppe). 

Was HeySummit ganz fantastisch macht: die ganze Organisation rund um das digitale Event. Dazu gehören: 

• Verwaltung von Speaker*innen und Teilnehmer*innen
• Verwaltung der Sessions
• E-Mail-Erinnerungen

Allein ein Feature, das GOLD wert ist: Wenn ich eine neue Speakerin angelegt habe, kann ich sie mit einem Klick benachrichtigen. Wenn die Speakerin der E-Mail von HeySummit folgt, kommt sie zu ihrem Profil, das sie selber mit ihren Profilinformationen, Kontaktinformationen, Foto und Co befüllen kann. Das spart tausend E-Mails oder einen weiteren Workaround (z.B. ein Formular, dessen Antworten ich dann selber in die Plattform copypasten müsste). 

Sessions können in verschiedene Kategorien eingeteilt und jeweils mit Beschreibungstexten versehen werden. Die Besucher*innen der Online-Konferenz können sich bei der Registrierung dann ihr eigenes Programm zusammenstellen und erhalten Erinnerungsmails zu “ihren” Sessions. Wer schonmal mit einem unübersichtlichen Programmplan auf einer Messe stand und versucht hat, sich einen Reim aus den morgens getätigten Markierungen und Notizen zu machen, versteht, wie praktisch das ist. 

Eine Konferenz mit HeySummit aufsetzen

HeySummit läuft im Browser, man muss also keine Software herunterladen und installieren. Das Anlegen eines neuen Events ist relativ selbsterklärend, wenn man die Einteilung der verschiedenen Bereiche im Menü verstanden hat. 

• Im Bereich “Event Setup” legt man alles rund ums Branding (Farben etc.) an, ändert die Texte für die Summit-Seite und die E-Mails, erstellt Profile für die Hosts (Moderator*innen) und mehr.  
• Unter “Content” werden die einzelnen Sessions (heißen bei HeySummit Talks), Kategorien und Speaker*innen angelegt. Außerdem kann man hier Gewinnspiele und Angebote hinterlegen. 
• Der Menüpunkt “Engagement” enthält nur eine Option: das Anlegen von Feedback Questions. 
• Unter “Revenue” legt man Tickets, Gutscheine und Affiliates an. 
• Passend dazu findet man unter “Activity & Reporting” nicht nur die Teilnehmerliste, sondern Listen mit den Feedbackergebnissen, Gewinnspiel-Gewinner*innen und Session-Statistiken. 
• Der Menüpunkt “Hosting” ist praktisch, um Informationen für die Hosts zu hinterlegen. Das ist vor allem nützlich, wenn man nicht die einzige Moderatorin ist, sondern verschiedene Leute verschiedene Sessions übernehmen. 
• Der letzte Menüpunkt “Promoting” enthält diverse Werbematerialien, die man herunterladen kann, bzw. hier für die Speaker*innen hinterlegen kann. 

Die Benutzerführung von HeySummit ist ziemlich eindeutig und auch der Support-Bereich mit Hilfe-Artikeln ist umfangreich und gut verständlich. Das Hinterlegen von Informationen für die Hosts, die Speaker*innen und natürlich auch die Teilnehmer*innen ist eine sehr smarte Methode, um auch bei größeren Veranstaltungen den Überblick zu behalten und Zeit zu sparen. Stell dir vor, 200 TN und 20 Speaker*innen würden sich wegen jeder Rückfrage per E-Mail bei dir melden… 

Sobald alles angelegt ist, kann der Summit freigeschaltet werden (Free Summit) bzw. der Ticketverkauf freigegeben werden (Paid Summit). 

HeySummit im Workflow mit anderen Tools 

Wie du siehst, kann HeySummit eine ganze Menge – aber nicht alles. Deshalb folgt jetzt ein Überblick, welche anderen Tools du brauchst, um eine Online-Konferenz auf die Beine zu stellen: 

Webinar-Software 

Meine Webinar-Software der Wahl ist Zoom. Andere Möglichkeiten sind: 

• YouTube Live
• Big Marker 
• Remo
• LiveWebinar
• Vimeo Live

Alle Integrationen: https://heysummit.com/features/integrations/ 

Video-Hosting 

Wenn du in deinem Summit pre-recorded Videos einsetzt, brauchst du natürlich auch hier einen Anbieter für die Videos, z.B. YouTube, Vimeo oder Wistia. Durch die “Custom Video URL” sind auch andere Anbieter möglich. 

Alle Video-Anbieter: https://heysummit.com/features/integrations/

Website 

Man kann einige Texte auf der Website ändern; die HeySummit-Eventseite ist aber definitiv kein Ersatz für eine richtige Homepage. Custom Pages stehen angeblich auf der Roadmap, aber auch darauf würde ich mich nicht verlassen. Aus SEO-Aspekten würde ich auf jeden Fall eine eigene Landing Page für das Event anlegen und dort dann auf die HeySummit-(Anmelde-)Seite verlinken.  

Zahlungsportal 

Standardmäßig laufen die Zahlungen über HeySummit. Je nach Plan wird ein Prozensatz als Gebühr einbehalten. Wer ein eigenes Zahlungsportal nutzen möchte, muss den Businessplan nutzen. Dieser ist allerdings superteuer. (https://heysummit.com/pricing/ ) Bei kleineren Events kann man Workarounds nutzen, und z.B. mit 100%-Gutscheinen arbeiten. In den günstigeren Plänen kann man keine Teilnehmer*innen manuell hinzufügen. 

Community

Abgesehen von einer Kommentarfunktion, mit der Teilnehmer*innen ein Feedback zu jeder Session geben können, gibt es keine Communityfunktionen. Wer das braucht, muss auf ein weiteres Tool, z.B. Slack, Discord, Circle oder eine Facebook-Gruppe zurückgreifen. 

Vor- und Nachteile von HeySummit 

Du planst eine Online-Konferenz und fragst dich, ob HeySummit das richtige Tool für dich ist? Habe ich es dir schmackhaft gemacht? Mein Rat ist: Schau dir Summits an, die mit HeySummit realisiert wurden (z.B.: don’t cancel, go digital und Uppercase), und gleiche sie mit deinen Bedürfnissen ab. 

Je besser dir die Vorschau gefällt desto besser. Farben und Fotos kann man natürlich austauschen, aber wenn dir die grundsätzliche Aufteilung der Summit-Seite nicht gefällt, wird es schwierig mit der Customization.

Vorteile von HeySummit: 

• reibungslos für alle Beteiligten
• für Speaker*innen easy und selbsterklärend auszufüllen
• Die Integration mit Zoom läuft super
• einfaches Setup

Nachteile/Schwächen von HeySummit: 

• Die Übersetzung lässt sich nicht 100% anpassen. Wenn deine Konferenz auf Deutsch läuft, werden sich ein paar englische Schnipsel nicht vermeiden lassen. 
• Die Plattform schickt sehr viele E-Mails
• Der manuelle TN-Import ist erst mit dem Business Plan möglich, was schade ist 

Ich habe einen Affiliate-Link für HeySummit. Wenn du dich aufgrund meines Texts dazu entscheidest, HeySummit nutzen zu wollen, kannst du für deine Anmeldung gerne diesen Link verwenden: https://heysummit.com/?ac=8SlM2WXn Ich erhalte dann eine Provision. Dankeschön! 

Mehr zur inhaltlichen Gestaltung einer Online-Konferenz mit persönlichen Erfahrungen gibt es in der Folge „#machdoch ‘ne Online-Konferenz“ im @heulnichtmachdoch-Podcast.